Jak mądrze zarządzać wydatkami służbowymi?

Zarządzanie wydatkami służbowymi ma na celu optymalizację kosztów, przy jednoczesnym zachowaniu standardów. Aby to osiągnąć konieczne jest korzystanie z narzędzi finansowych. Osiągnięcie zamierzonego celu, czyli zmniejszenia wydatków, wymaga dokładnej analizy wydatków, a także zachowania akceptacji i dobrego nastawienia pracowników, bo to właśnie oni najbardziej odczują cięcia.

Dobrym rozwiązaniem jest zastępowanie braków innymi korzyściami. Sprawdzają się także systemy motywacyjne i przewidywanie nagród za wprowadzanie oszczędności. Niestety nie można polegać jedynie na dobrej woli pracowników, bo taka nie zawsze ma miejsce. Oczywiste jest, że każda ze stron próbuje osiągnąć jak największe korzyści, dlatego należy przekonać pracowników, że firma i oni stoją po tej samej stronie i tak jak firmie zależy na ich dobru, tak i oni powinni wykazywać zachowania sprzyjające przedsiębiorstwu. Jeżeli strony nie dojdą do konsensusu, pracownicy mogą być niezadowoleni, to zaś skutkuje spadkiem ich motywacji, co może odbić się znacząco na ich pracy.

Sprawdź: Karty przedpłacone

Aby móc wprowadzać zmiany konieczna jest analiza dotychczasowych działań. Dlatego potrzebny jest zestaw informacji, które powiedzą które sektory działają poprawnie, a które trzeba dopracować. Przykładem mogą być wydatki na firmy kurierskie. Jeżeli każdy pracownik korzysta z nich na własną rękę, nie zastanawia się nad kosztami, bo wie że firma je wszystkie poniesie. Zawarcie umowy z jednym usługodawcą, może pomóc obniżyć cenę przesyłek, a także zwiększyć kontrolę nad tą częścią wydatków.

Podobna sytuacja ma miejsce przy zakwaterowaniu personelu, podczas podróży. Dobrze jest zawrzeć umowę z jedną siecią. Dzięki temu możemy negocjować cenę, a często też uzyskać dodatkowe usługi w cenie, jak np. dostęp do sauny czy innych hotelowych atrakcji. Z pewnością wpłynie to dobrze na odczucia pracowników. W przypadku wyjazdów służbowych dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pracowniczych biur podróży. Szczególnie w początkowej fazie zarządzania wydatkami przynosi to dobre rezultaty. Dodatkowe oszczędności może przynieść dokładne planowanie wyjazdów. Nie pozwoli to na przekroczenie limitów przez pracownika.